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政协委员谢玉红关于加强声像档案管理的建议

各位领导、各位委员:

    随着社会的发展及电子政务的运用,在机关日常工作和各类公务活动中形成了大量的声像档案,它能活的现实场景原生原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉感官,较之其他载体材料的档案,具有不可替代的重要作用。近年来,随着人们对声像档案的认识,声像档案的开发利用也取得了一些成绩,例宣传推介隆化发展史、自然风光、民俗的各种图片书箱、政协编辑出版的《隆化老照片》《世纪影像》《满乡情》、各单位宣传自身发展的专题片等都是对声像档案很好的利用,宣传隆化,保存史料,为人们提供了图文并茂的视听效果。但是,目前,对声像档案重要性认识还不普通,管理上还存在着许多不足,现就声像档案管理谈点建议。

一、声像档案管理存在的问题
         (一)声像档案意识不强。一是有的还只停留在纸介质和人工记录上,没有声像意识,例如会议记录还停留在记录人凭其个人速记水平、理解能力来记录会议情况,难免存在重点把握不准和误记的问题,没有运用现代电子设施全面真实的记录。二是部分人一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像、电子文档等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存,电子文档随着计算机设备更新而消失。三是部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算结束了,怎么处理这些声像资料属于个人行为。或仅考虑个人或本部门工作方便,致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存,不移交档案室或档案馆统一保存。随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不完整,严重影响了声像档案的完整保存和开发利用。
         (二)档案管理质量不高。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片需同时归档,影像需辅以文字说明。如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以准确、完整地追忆。有的单位有积存照片但没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明也是模糊不清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像、电子文档存储介质归档情况来看,更令人担忧,存在存储介质电子软件不匹配无法读取利用等难题。
        (三)档案保管条件不规范安全意识差。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格,要求在防磁、防湿、恒温的特殊条件下保管。而调查发现,一是很少有单位设置声像档案室或配备声像档案专柜,一般都将声像档案存放在普通文书柜内与其它档案混存,致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,电子存储介质受损等,严重影响了声像档案的寿命和使用价值。二是电子档案安全意识不强,在收集整理电子档案时没有安全意识,在非保密计算机上整理保密档案。
        (四)声像设备和人员技术管理水平参差不齐。一是声像设备性能参差不齐。经济条件好的单位设备先进一些,反之较差,从基础上影响了声像档案的质量。二是声像设备管理水平参差不齐。有的单位制定了声像设备管理制度或相应的使用要求,但没有落实;有的单位没有规范的管理制度;有的单位没人会用、有的设备使用人员不明确或频繁变动,致使设备闲置或不能有效地利用。这些问题的存在最终造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,留下永远的遗憾。三是摄录人员技术水平参差不齐。摄录人员在各自单位中直接或兼职从事着声像档案的工作,没有受过专业知识及技能的培训,技术水平参差不齐,形成的声像资料,只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容,缺少有意义的特写镜头、人物专访和事件细节,没有内涵和深度,或仅存照片或录像的素材,没有编辑处理,存储成本大,直接影响着声像档案的质量。

二、加强声像档案管理工作的几点建议
         (一)加强档案管理重要性的认识。做好声像档案管理工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,领导重视是关键,只有各级领导重视档案管理工作,明确相关制度,责成专人专责,营造一种良好的档案管理工作氛围,才能为后人、为社会发展尽责。加大对档案工作的宣传,提高全民的档案意识,强化责任意识,引起社会的广泛关注,做好声像档案管理的各项工作。
        (二)健全完善相关制度,强化声像档案的全程精细化管理。要改变声像档案目前管理混乱的现状,应制定一套切实可行的管理办法,建立健全各项规章制度,并严格付诸实施。从声像资料的形成、收集、整理、归档到移交档案室或档案馆统一保管,必须要有一套严格的制度。要进一步完善声像档案定期交存档案室和各单位定期交存县档案局统一保管制度,以防止分散流失或归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应进一步明确规定。制度建立健全之后,最根本的问题是狠抓落实。要明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使声像档案的管理逐步走上正规化、法制化轨道。
         (三)分类指导、加强培训,切实提高声像档案管理水平。根据声像档案目前管理现状,档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,应把其作为档案目标管理的重点内容。同时,由档案部门牵头,各相关部门协调配合,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大监督指导力度,不留死角;对有设备,人员不专业的单位,重点是加强业务培训,全面加强对摄录人员、档案管理人员的专业知识和技能的培训,为形成和保管好声像档案奠定坚实的基础。对一些重大活动档案流失严重的问题,建议档案主管部门参与全县各类重大活动,加大对全县重大活动档案(特别是声像档案)的监督指导,使档案得以及时、完整地归档,以便各方面利用。
         (四)加强声像档案管理设施建设,切实提高声像档案利用水平。目前我县的声像档案保存条件大多不符合防湿、恒温、防磁、防震、防光、防火要求,应结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。一是选择基础设施、人员配备好的单位,建立声像档案管理示范点,对“十二五”期间的声像档案进行规范整理,对远期的声像资料进行抢救性的收集整理,并在开发利用上下功夫,条件成熟后,逐步在全县推广。二是加大对档案管理部门声像档案管理设施的投入力度,建设专门的声像档案室(馆)并设专人进行管理。三是有条件的单位也应建专门的声像档案室,暂时不具备声像档案的单位,声像档案也须独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放。四是要严格控制库房温度、湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。
         (五)加大现存声像档案的管理,切实提高声像档案的利用。随着现代管理手段的不断更新和计算机在档案管理中的广泛应用,声像档案运用逐渐受到人们的重视,要充分利用计算机和声像档案管理的有关软件,努力挖掘现存声像档案的价值,在不防害保密的原则下,编辑制作成有社会效益和经济效益的宣传片或声像史料,为宣传推介隆化,为各项具体工作,为隆化的经济社会发展大局服务。


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